6 Công cụ Hàng đầu để Nâng cao Chất lượng và Hiệu quả Công việc trong Dịch thuật

6 Công cụ Hàng đầu để Nâng cao Chất lượng và Hiệu quả Công việc trong Dịch thuật

Đối với một biên dịch viên, công việc dịch thuật không hề đơn giản chỉ là dịch và dịch như người ngoài vẫn nghĩ. Trong một dự án, nếu không có người hỗ trợ, người dịch cần phải xử lý nhiều tác vụ khác nhau, từ chuẩn bị tài liệu dịch sang định dạng mong muốn, thiết lập dự án, quản lý và tra cứu thuật ngữ, dịch cho đến hiệu đính, quản lý chất lượng và đóng gói dự án. Đó chỉ là những bước cơ bản nhất để có thể cho ra một sản phẩm dịch chất lượng, đáp ứng những yêu cầu khắt khe của khách hàng. Cùng với đó là áp lực thường trực về mặt thời gian. Thông thường, không có quá nhiều thời gian để xử lý tài liệu dịch. “Có đủ thời gian” là một điều hạnh phúc đối với người dịch. Để đáp ứng được những điều đó, ngoài kiến thức và kỹ năng, các biên dịch viên không thể bù đắp bằng cách nào khác ngoài việc tận dụng công nghệ.

Kể từ khi có sự xuất hiện của CAT tool – công cụ hỗ trợ dịch trên máy tính đầu tiên vào giữa thập niên 80, cho đến nay, đã có rất nhiều công cụ dịch thuật khác nhau để biên dịch viên lựa chọn. Vấn đề khó khăn không phải là không có phần mềm, mà là làm sao để lựa chọn được những công cụ tốt nhất cho từng mục đích công việc cụ thể. Với nhiều năm kinh nghiệm thực tiễn từ các chuyên gia ngôn ngữ hàng đầu, AMVN đã đúc kết ra một danh sách chất lượng gồm 6 công cụ sau cho các biên dịch viên.

1. Mềm hóa tài liệu dịch thuật – Abbyy Finereader

Tài liệu ở dạng chữ có thể tùy ý chỉnh sửa là một nhu cầu thiết yếu đối với mọi biên dịch viên. Do đó, công việc chuyển đổi dạng ảnh thành dạng chữ (OCR) luôn là một trong những thao tác đầu tiên cần làm nếu file gốc ở định dạng ảnh hoặc pdf, trừ khi bạn sẵn sàng dịch chay thủ công hoặc muốn ngồi kỳ cạch gõ lại đống nội dung đó sang một file word. Có rất nhiều công cụ OCR trên mạng, cả trả phí lẫn miễn phí, nhưng không phải công cụ nào cũng hỗ trợ đọc tiếng Việt. Abbyy Finereader của ABBYY Production LLC (Nga). là một trong số những lựa chọn tốt nhất trong làng OCR. Chỉ đơn giản là cho file pdf hoặc bất cứ file nào khác ở dạng ảnh vào và ấn nút Read, phần mềm này sẽ cho bạn một file word đẹp đẽ. Nếu file gốc vốn là một file pdf được xuất ra từ bản word hoặc được scan đẹp, tức không bị chéo trang và không bị nhòe chữ, bạn thậm chí không cần phải sửa gì nhiều trên file xuất ra. Điểm yếu duy nhất của phần mềm này, cũng như mọi công cụ OCR khác, là không thể đọc được chữ viết tay và khó khăn khi nhận dạng chữ bị chụp chéo dòng hoặc có nội dung khác đè lên.

2. Công cụ dịch và đóng gói dự án dịch thuật – Trados

Dịch thuật - Trados
Dịch thuật - Trados

Trados là nền tảng dịch offline chuyên nghiệp, và có tiềm năng online trong phiên bản mới 2021 do công ty SDL Plc (Vương quốc Anh) phát triển, có thể hỗ trợ người dịch thực hiện một loạt các thao tác bao gồm:

  • Dịch và giữ nguyên định dạng tài liệu
  • Hiển thị song song file nguồn-file đích ngay trong cửa sổ dịch
  • Cập nhật nội dung song ngữ vào Bộ nhớ dịch (TM) để sử dụng làm tham khảo sau này
  • Xuất file dưới dạng Bilingual Review ) (song song hai cột) giúp việc hiệu đính dễ dàng
  • Phân phối các câu dịch có sẵn trong TM vào file mới
  • Gợi ý điền từ tự động theo bộ nhớ dịch và từ điển tự tạo
  • Hỗ trợ thay thế (Replace) theo phương thức Regex (tương tự trên Words)
  • Trích xuất báo cáo chi tiết về tổng khối lượng, số từ trùng lặp và số từ mới
  • Đóng gói dự án vào package, giúp quản lý tài liệu cần dịch, tài nguyên sẵn có và dễ dàng bàn giao
  • Hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu, từ định dạng office cơ bản như word, excel, powerpoint cho đến định dạng file thiết kế hay file lập trình
  • Tạo dữ liệu máy dịch dễ dàng khi kết hợp với Google Translate
  • Trực tiếp theo dõi thay đổi (TrackChange) khi hiệu đính trên file
  • Cập nhật file source khi khách gửi phiên bản khác
  • Tạo ghi chú (comment) chi tiết cho từng từ (mà không phải là từng câu)
  • Tùy biến quy tắc ngắt câu (ngắt theo câu hoặc ngắt theo đoạn)
  • Tạo bộ lọc nâng cao

Ngoài ra, nếu sử dụng phiên bản bản quyền, người dùng còn được tiếp cận với một kho miễn phí các công cụ hỗ trợ liên quan, được phát triển riêng và chỉ có ở Trados. Một điểm cộng nữa là Trados có một cộng đồng người dùng lớn và tích cực, sẵn sàng có câu trả lời cho bạn trong mọi thắc mắc và vấn đề liên quan cũng như kinh nghiệm phong phú khi xử lý tài liệu. Nhược điểm của Trados là đây không phải một phần mềm nhẹ, máy tính cấu hình yếu có thể gặp tình trạng lag thường xuyên trong khi dùng hoặc thậm chí không thể cài được. Ngoài ra, đồng nghĩa với việc có nhiều tính năng thì người dùng mới cần phải mất một thời gian nhất định để có thể làm quen và thành thạo các thao tác cơ bản.

3. Kiểm soát Chất lượng – Xbench

Xbench là một phần mềm Kiểm soát Chất lượng (QA) của ApSIC, S.L. (Tây Ban Nha) cho phép bạn kiểm tra bản dịch của mình theo những tùy chỉnh thiết lập riêng một cách nhanh chóng đối với các lỗi cơ bản, nhưng không được phép xuất hiện, như lặp từ, dịch không thống nhất, áp dụng sai thuật ngữ có sẵn, sai chính tả, dấu câu, sai số, … Đây là những lỗi ngớ ngẩn hoặc không đáng có nhưng có thể sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian nếu bạn phải đọc soát thủ công, và rất dễ bị sót. Xbench được thiết kế để phối hợp hoàn hảo với các CAT tool. Các file định dạng song ngữ như xliff có thể được đọc trực tiếp, thậm chí là cả file TM. Toàn bộ kết quả kiểm tra có thể được xuất thành một file báo cáo giúp bạn dễ dạng lưu lại cũng như theo dõi để chỉnh sửa tương ứng trong chính công cụ dịch của mình.

4. Chỉnh sửa TM – Heartsome TMX Editor

Hầu hết các biên dịch viên đều quen làm việc với TM, nhưng ít ai phải, hay nghĩ rằng những file TM này có thể xuất ra và chỉnh sửa dễ dàng như đối với một file word hay excel. TM, bộ nhớ dịch, là một sáng kiến nền tảng cho các công cụ hỗ trợ dịch, giúp biên dịch viên lưu lại nội dung đã dịch và sau đó dễ dàng tra cứu trở lại. TM cũng giúp đảm bảo cách dịch thống nhất nếu một dự án có sự tham gia của nhiều người, và cũng để tiết kiệm công sức khi không ai phải dịch lại một câu mà người khác đã từng dịch. Tuy nhiên, TM sẽ đầy lên theo thời gian và trở thành những file nặng. Việc tra cứu 1 từ trong một TM chỉ khoảng 1 Mb sẽ cho kết quả gần như ngay lập tức, nhưng có thể sẽ lên đến vài phút (quay đều) nếu đó là một TM 100 Mb hay lớn hơn. Bạn có thể chọn cách chia nhỏ TM ngay từ đầu và chấp nhận quản lý một đống các TM lặt nhặt khác nhau. Hoặc giữ nguyên một tập hợp TM duy nhất và giảm dung lượng thông qua công cụ chỉnh sửa TM – HSTMXEditor, một phần mềm hoàn toàn miễn phí của Heartsome Technologies Ltd. Chỉ cần xuất TM thành định dạng TMX, bạn có thể mở nó ra trong HSTMXEditor và loại bỏ metadata (dữ liệu dịch đi kèm như tên người dịch, thời gian lưu,…) – vốn chiếm phần lớn dung lượng trong TM, hoặc hiệu đính lại các câu dịch có sẵn để tạo thành một TM tra cứu chuẩn chỉnh. Ngoài ra, bạn có thể nhập nội dung hai cột từ một file word hoặc excel vào để tạo TM nhanh.

5. Ghép nội dung song ngữ – LF Aligner

Aligner là khái niệm đi kèm với TM, chỉ việc căn chỉnh một câu gốc tương ứng với câu dịch của nó. Khi bạn có sẵn bản gốc-bản dịch và muốn tạo TM từ hai file đó, bạn sẽ cần tới aligner. LF Aligner, một công cụ Aligner được phát triển trong dự án của Farkasandras, hỗ trợ tách câu và ghép những câu đã tách từ 2 tài liệu thành 2 cột song song với nhau trong một file excel. Sau khi có file excel này, bạn có thể lưu lại thành định dạng unicode text (.txt) và dễ dàng đưa vào Trados để tạo TM. Ngoài ra, công cụ này còn cung cấp macro để hỗ trợ người dùng rà soát và chỉnh sửa kết quả một cách nhanh chóng như xóa ô trống mà không ảnh hưởng đến cột còn lại hay gộp nội dung từ nhiều ô vào một ô. Lưu ý là hai tài liệu cần ghép cần phải tương đương về định dạng và nội dung để cho kết quả chính xác nhất.

6. Chỉnh sửa pdf – Foxit PhantomPDF

Đôi khi một file pdf là tài liệu quảng cáo, với định dạng đẹp đẽ và khách hàng không muốn mất định dạng này, khi đó bạn sẽ được yêu cầu làm việc trực tiếp trên file pdf. Với Foxit PhantomPDF của Foxit Software, Inc. (Mỹ), bạn có thể dễ dàng chèn nội dung dịch vào file pdf. Nội dung chèn có thể được format về màu chữ, màu nền để hài hòa với format gốc. Quan trọng là, nội dung đã chèn hoàn toàn có thể sửa lại được nếu muốn. Một ưu điểm nữa là phần mềm của Foxit rất nhẹ, bạn gần như không phải trải nghiệm tình trạng lag khi xử lý file. Phiên bản này của Foxit cũng hỗ trợ chuyển đổi pdf thành file word nếu đó là nội dung có thể copy được (ứng dụng OCR). Ngoài ra, bạn có thể xoay chiều nhiều trang cùng một lúc (để không phải ngoẹo đầu khi đọc), giảm kích thước file, hay tách các trang nhất định sang một file mới.

Trên đây là 6 công cụ cơ bản nhất và hiệu quả nhất để một biên dịch viên hành nghề. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm các công cụ khác với AMVN tại đây.