10 ký hiệu định dạng văn bản và cách thay thế đồng loạt chúng trong Microsoft word

10 ký hiệu định dạng văn bản và cách thay thế đồng loạt chúng trong Microsoft word

Cách hiển thị, tìm kiếm và thay thế ký hiệu định dạng ẩn (ký tự đặc biệt) trong văn bản words. Tìm hiểu để xử lý văn bản chuyên nghiệp hơn.
blank
10 ký tự đặc biệt thường xuyên được sử dụng để tìm kiếm và thay thế trong văn bản word

Những ai thường làm việc với văn bản word chắc sẽ biết đến chức năng find and replace (tìm kiếm thay thế – tổ hợp phím tắt là CTR_H). Ngoài những tính năng tìm kiếm nội dung văn bản thì chức năng này còn có 1 khả năng khá vi diệu khác đó là tìm kiếm thay thế những ký hiệu định dạng ẩn đặc biệt như thẻ tab, xuống dòng hoặc dấu cách. Cùng tìm hiểu để nâng cao trình word nhé.

10 ký hiệu định dạng ẩn trong văn bản word

#1. Ký hiệu định dạng TAB ()

“Tab” được sử dụng nhiều cho việc dàn trang và soạn thảo văn bản trên word. Cho phép người dùng tạo tạo khoảng trống mặc định (1,27 cm) khi nhấn vào nút “Tab” trên bàn phím.

Một ví dụ dễ thấy nhất là khoảng cách của các numbering tự động.

Mã ký tự: “ ^t ” hoặc “ ^9 ”. Bạn có thể sử dụng mã ký tự này để tìm kiếm, thay thế một hoặc toàn bộ ký tự “tab” có trong văn bản word.

Hiển thị ẩn của ký hiệu định dạng TAB:

Mô tả: Mũi tên nằm ngang, hướng sang bên phải

2. Ký hiệu Column break (dấu ngắt cột)

“Column break” được sử dụng trong các văn bản trình bày dưới dạng nhiều hơn một cột, ký tự này cho phép bạn ngắt cột theo ý muốn của mình.

Để sử dụng “Column break” bạn có thể vào thẻ Layout trên thanh công cụ sau đó chọn Breaks/ Column. Hoặc bạn có thể ấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift + Enter”.

Mã ký tự: “ ^14 ” hoặc “ ^n ”. Ký tự này sử dụng trong cả tìm kiếm và thay thế.

Ký hiệu định dạng Column Break
Ký hiệu định dạng Column Break

3. Ký hiệu đặc biệt Paragraph Mark (Xuống dòng)

“paragraph mark” được sử dụng khi bạn muốn ngắt câu xuống dòng và tạo ra các khoảng trắng giữa các câu hoặc các đoạn.

Để sử dụng “paragraph mark” bạn chỉ cần nhấn phím Enter trên bàn phím.

Mã ký tự: “ ^13 ” hoặc “ ^p ”. Bạn có thể tìm và thay thế khoảng trắng “ ^p^p ” thành khoảng trắng đơn “ ^p ”. Hoặc xóa toàn bộ khoảng trắng trong văn bản bằng cách điền “ ^ps ” vào Find what và bỏ trống ô Replace with.

Hiển thị ẩn của ký tự:

Mô tả: Paragraph mark hiển thị dạng chữ P ngược

4. Ký hiệu đặc biệt Section Break (dấu Ngắt phần)

“Section break” được sử dụng khi bạn muốn “ngắt phần” trong văn bản word. Sử dụng “section break” cho phép bạn tùy chọn cài đặt riêng biệt các phần như số trang, đầu trang, chân trang.

Để sử dụng “Section break” bạn có thể vào thẻ Layout trên thanh công cụ sau đó chọn Breaks/ Next page

Mã ký tự: “ ^b ”. Bạn có thể xóa toàn bộ ký tự “section break” bằng cách điền “^b” vào Find what và bỏ trống ô Replace with.

5. Ký tự đặc biệt trong word: New Line (Dòng mới)

“New line” được sử dụng khi bạn muốn xuống dòng bất kỳ trong một đoạn văn bản mà vẫn đảm bảo không thay đổi cấu trúc format của đoạn văn bản đó.

Để tạo nhanh một “New line” bạn có thể ấn tổ hợp phím “Shift + Enter”

Mã ký tự: “ ^l ” hoặc “ ^11 “. Bạn có thể tìm kiếm và thay thế một hoặc toàn bộ ký tự ẩn “New line” trong văn bản.

Hiển thị ẩn của ký tự:

Mô tả: Mũi tên vuông đi xuống hướng về bên trái

6. Ký tự đặc biệt trong word “Page break-ngắt trang”

“Page break” được sử dụng khi bạn muốn ngắt trang để tạo 1 trang mới. Việc sử dụng “Page break” sẽ giúp bạn đảm bảo được đầu trang và chân trang không bị phá vỡ format. Tuy nhiên “Page break” lại khiến cho bạn không thể tùy chỉnh format cho từng trang hay từng phần riêng biệt trong văn bản.

Để sử dụng “Page break” bạn có thể vào thẻ “Layout” sau đó chọn Breaks/ Page. Hoặc bạn có thể nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Enter”.

Mã ký tự: “ 12 ”. Bạn có thể tìm kiếm và thay thế một hoặc toàn bộ ký tự ẩn “Page break” trong văn bản.

Hiển thị ẩn của ký tự:

7. Ký tự đặc biệt trong word “Picture”

“Picture” được sử dụng khi bạn muốn tìm kiếm những hình ảnh tồn tại trong văn bản word.
Để tìm kiếm hình ảnh trong văn bản word bạn sử dụng công cụ Find.

Mã ký tự của “Picture” là “ ^1 ” hoặc “ ^ g ”. Ký tự “Picture” chỉ có thể sử dụng trong công cụ tìm kiếm, không sử dụng được trong công cụ thay thế.

8. Ký hiệu Annotation / Comment Mark

“Comment mark” được sử dụng khi bạn muốn tìm kiếm các chú thích/bình luận trong văn bản word như hình mô tả bên dưới.

Mã ký tự của “Comment mark”: “^5”. Ký tự này chỉ có thể sử dụng trong công cụ tìm kiếm.

9. Ký hiệu Auto-referenced footnotes / endnotes

Ký hiệu này được sử dụng khi bạn muốn tìm kiếm các chú thích hoặc chú thích cuối trong văn bản word.

Mã ký tự: ^2, ^f (ghi chú), hoặc ^ e (chú thích cuối)

10. Ký hiệu định dạng White Space (khoảng trắng)

“white space” chính là khoảng trắng được tạo ra bằng cách sử dụng phím “space” mỗi khi bạn muốn “cách” giữa các từ trong văn bản.

Mã ký tự của “white space” là: “ ^w”. Bạn sử dụng trong cả công cụ tìm kiếm và công cụ thay thế. Sau khi soạn thảo xong một văn bản bạn có thể sử dụng ký tự này để tìm kiếm và thay thế những chỗ bị thừa dấu “space”.

Hiển thị ẩn của “white space” là các dấu chấm xen giữa các từ trong câu.

Kết luận

10 ký hiệu đặc biệt tôi trình bày ở trên chưa bao quát hết toàn bộ tất cả các ký hiệu trong soạn thảo Word. Tôi sẽ liên tục cập nhật thêm để cùng các bạn nâng cao trải nghiệm cũng như kỹ năng văn phòng của mình.

Bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp để hỏi về các vấn đề thắc mắc khác trong soạn thảo văn bản với tôi: Lê Quốc Khánh | [email protected] | 0836869800

10 ký hiệu định dạng văn bản và cách thay thế đồng loạt chúng trong Microsoft word

blank

Phrase Elementary 2: Các tính năng bổ trợ trên Phrase Memsource cho biên dịch viên chuyên nghiệp

Phrase Memsource là một trong những công cụ dịch thuật mạnh mẽ và hiệu quả, được thiết kế dành riêng cho các biên dịch viên chuyên nghiệp. Với các tính năng vượt trội như bộ nhớ dịch thuật (Translation Memory), quản lý thuật ngữ (Term Base), và khả năng tích hợp với nhiều định dạng tài liệu, Phrase Memsource giúp tăng cường năng suất và đảm bảo chất lượng dịch thuật.

blank

Phrase Elementary 1: Hướng dẫn sử dụng Phrase Memsource cho biên dịch viên chuyên nghiệp

Phrase Memsource là một trong những công cụ dịch thuật mạnh mẽ và hiệu quả, được thiết kế dành riêng cho các biên dịch viên chuyên nghiệp. Với các tính năng vượt trội như bộ nhớ dịch thuật (Translation Memory), quản lý thuật ngữ (Term Base), và khả năng tích hợp với nhiều định dạng tài liệu, Phrase Memsource giúp tăng cường năng suất và đảm bảo chất lượng dịch thuật.

Dịch tài liệu pháp lý cho doanh nghiệp và những điều cần lưu ý.

Doanh nghiệp ngày nay hoạt động trong môi trường ngày càng toàn cầu hóa. Việc mở rộng hoạt động kinh doanh ra thị trường quốc tế đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện nhiều giao dịch, ký kết hợp đồng, tham gia tranh tụng với các đối tác nước ngoài. Do đó, nhu cầu dịch tài liệu pháp lý sang tiếng nước ngoài ngày càng trở nên quan trọng.

Hiệu đính dịch máy

10 lợi ích của Trí tuệ nhân tạo (AI) trong hoạt động dịch thuật

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang ngày càng phát triển và len lỏi vào nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có ngành dịch thuật. Việc ứng dụng AI vào dịch thuật mang lại nhiều lợi ích to lớn, giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch thuật, đồng thời mở ra nhiều cơ hội mới cho ngành dịch.

blank

05 Dịch Vụ Hỗ Trợ Du Khách Khi Bị Mất Giấy Tờ Tại Việt Nam

Trong quá trình du lịch tại Việt Nam, việc mất giấy tờ quan trọng như hộ chiếu, thẻ tín dụng hay vé máy bay có thể xảy ra và gây ra nhiều rắc rối cho du khách. Những tình huống này không chỉ khiến bạn mất thời gian và công sức mà còn có thể ảnh hưởng lớn đến kế hoạch và trải nghiệm của chuyến đi.

85659_Cases of lossing personal documents

04 Trường Hợp Mất Giấy Tờ Phổ Biến và Cách Xử Lý

Mất giấy tờ khi đi du lịch là một trong những tình huống không mong muốn nhưng thường xuyên xảy ra, đặc biệt là đối với những du khách quốc tế đến Việt Nam. Dù nguyên nhân là do mất cắp, để quên, thiên tai hay những sự cố bất ngờ, việc mất giấy tờ quan trọng như hộ chiếu, thẻ tín dụng hay vé máy bay đều có thể gây ra nhiều phiền toái và ảnh hưởng lớn đến chuyến đi của bạn.

blank

Phrase Elementary 2: Các tính năng bổ trợ trên Phrase Memsource cho biên dịch viên chuyên nghiệp

Phrase Memsource là một trong những công cụ dịch thuật mạnh mẽ và hiệu quả, được thiết kế dành riêng cho các biên dịch viên chuyên nghiệp. Với các tính năng vượt trội như bộ nhớ dịch thuật (Translation Memory), quản lý thuật ngữ (Term Base), và khả năng tích hợp với nhiều định dạng tài liệu, Phrase Memsource giúp tăng cường năng suất và đảm bảo chất lượng dịch thuật.

blank

Phrase Elementary 1: Hướng dẫn sử dụng Phrase Memsource cho biên dịch viên chuyên nghiệp

Phrase Memsource là một trong những công cụ dịch thuật mạnh mẽ và hiệu quả, được thiết kế dành riêng cho các biên dịch viên chuyên nghiệp. Với các tính năng vượt trội như bộ nhớ dịch thuật (Translation Memory), quản lý thuật ngữ (Term Base), và khả năng tích hợp với nhiều định dạng tài liệu, Phrase Memsource giúp tăng cường năng suất và đảm bảo chất lượng dịch thuật.