Tìm hiểu về Thủ tục Sao y và Chứng thực Bản dịch

Tìm hiểu về Thủ tục Sao y và Chứng thực Bản dịch

Ngày nay, nhu cầu chứng thực bản dịch và bản sao của cá nhân và tổ chức ngày càng cao trong quá trình hội nhập. Bất kì một tổ chức, cá nhân nào đi ra nước ngoài công tác, học tập hay du học, du lịch, định cư, v.v, tham gia làm ăn với các tổ chức trong nước hay nước ngoài: luật đầu tư, các dự án thầu, tài liệu liên quan… đều phải có đầy đủ giấy tờ pháp lý đối với doanh nghiệp và giấy tờ tùy thân đối với mỗi cá nhân như Hộ khẩu, Chứng minh thư, Giấy khai sinh, các loại Bằng cấp, Bảng điểm, giấy kết hôn, v.v.

Tùy theo đất nước đến mà cần sao y và dịch sang tiếng Anh, Pháp, Nga, Đức, Mỹ, v.v. và nhiều thứ tiếng khác. Điều này được áp dụng với cả các tổ chức hay cá nhân từ nước ngoài vào Việt Nam. Như vậy, chứng thực bản dịch và bản sao giữ một vai trò quan trọng trong đời sống xã hội hôm nay. Mặc dù nhu cầu về chứng thực ngày càng nhiều nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu và nắm rõ quy định và điều kiện về chứng thực tài liệu, không biết đến cơ quan nào để giải quyết. 

Dưới đây là một số nội dung khi thực hiện chứng thực (theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) mà cá nhân hay tổ chức nên tìm hiểu:

Thứ nhất, về khái niệm sao y và chứng thực bản dịch

1. Sao y (Chứng thực bản sao)

Sao y từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc các đơn vị tư nhân được trao quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Theo pháp luật Việt Nam hiện nay, cơ quan có thẩm quyền xác nhận Sao y bản chính các tài liệu là các cơ quan phường, xã hoặc quận, huyện mà người đứng đầu các cơ quan này có trách nhiệm ký và đóng dấu vào các văn bản trên.

Công chứng Sao y gồm 2 loại:

  • Công chứng sao y tiếng Việt Nam: Được thực hiện ở cơ quan cấp phường, xã.
  • Công chứng sao y tiếng nước ngoài. Được thực hiện ở cơ quan cấp Quận, huyện.

2. Chứng thực bản dịch (chứng thực chữ ký của người dịch)

Chứng thực bản dịch là việc bạn có thể yêu cầu một người dịch văn bản cho bạn (hoặc chính bạn có thể dịch văn bản đó) đến Phòng Tư pháp – Ủy ban nhân dân cấp huyện để chứng thực chữ ký của người dịch trên bản dịch.

Yêu cầu đối với người dịch: Có bằng Đại học ngoại ngữ (hoặc cao hơn) về ngôn ngữ nước ngoài cần dịch.

Thứ hai, về quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực

  • Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất. 
  • Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.
  • Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này.

Thứ ba, về nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực

  1. Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
  2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
  3. Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.
  4. Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và Điều 32 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
  5. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
  6. Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
  7. Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
  8. Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.