Cũng như bất kỳ doanh nghiệp nào khác, để đảm bảo sản phẩm dịch thuật tốt nhất, các đơn vị cung cấp dịch vụ ngôn ngữ (language service provider – LSP) phải xây dựng được cho mình một quy trình làm việc chuẩn mực, tối ưu hóa thời gian và công sức.
Quy trình dịch khác nhau ở từng LSP và có thể điều chỉnh tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Dù vậy, nhìn chung các LSP đều cần đảm bảo tuân thủ một quy trình chuẩn. Trong bài viết này, AM Việt Nam sẽ trình bày 7 bước cơ bản mà tất cả các dự án dịch thuật chuyên nghiệp đều phải trải qua.
- Tiếp nhận dự án
Khi nhận được yêu cầu từ khách hàng, quản lý dự án (PM) và những bộ phận liên quan xem xét kỹ, làm rõ yêu cầu và trước tiên phân tích văn bản nguồn (lĩnh vực, thể loại, hình thức, khối lượng, thời gian và nhân lực cần để xử lý, trùng lặp trong văn bản và trùng lặp với dự án cũ, v.v.).
- Dịch
Sau khi đã nắm rõ yêu cầu của khách hàng cũng như đặc điểm của văn bản cần dịch, PM giao dự án cho dịch thuật viên, lý tưởng nhất là chuyên gia trong một lĩnh vực cụ thể đó (y tế, pháp luật, marketing, v.v.). Dịch thuật viên xử lý bản gốc, tuân thủ các hướng dẫn và bảng thuật ngữ, kiểm tra bản dịch trước khi nộp.
Ở bước này, dịch thuật viên có thể làm việc với sự trợ giúp của các công cụ và nền tảng dịch thuật chuyên nghiệp như Trados, memoQ, Phrase TMS, Xbench, v.v.
- Hiệu đính
Đây là một bước quan trọng không kém bước dịch. Ở bước này, người hiệu đính kiểm tra và khắc phục những sai lỗi nếu có của người dịch. Nhiệm vụ của người đọc soát là phải tóm được những lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Người hiệu đính cần kiểm tra cả nội dung để đảm bảo văn bản mượt mà nhất có thể.
Mặc dù đây là bước không thể bỏ qua nhưng tùy tính chất của dự án, cần linh hoạt triển khai việc đọc soát và/hoặc hiệu đính. Ví dụ: Trong trường hợp bản dịch marketing, nên yêu cầu người hiệu đính kiểm tra để đảm bảo văn bản đích truyền tải một thông điệp chính xác qua những từ ngữ hấp dẫn. Bởi việc sử dụng văn phong văn học hay học thuật trong những tài liệu martketing là hoàn toàn không phù hợp và không thể đem lại giá trị thương mại.
- Chế bản điện tử (desktop publishing – DTP)
Ở bước này, chuyên viên DTP hoặc nhóm đa phương tiện rà soát lại định dạng bản dịch, tùy chọn bố cục chính xác để trình bày văn bản hoặc website còn quản lý nội dung triển khai bản dịch trang web trong hệ thống quản trị nội dung. Bước này không liên quan đến ngôn ngữ nhưng nếu không thực hiện chính xác sẽ tác động đến chất lượng bản dịch.
- Kiểm tra bản dịch lần cuối
Sau khi chuyên viên DTP hoặc nhóm đa phương tiện hoàn thành nhiệm vụ, có thể cho một dịch thuật viên khác đọc lại để đảm bảo không có rủi ro trong quá trình xử lý văn bản. Người này tìm lỗi đánh máy, thiếu dấu câu hoặc mất chữ.
- Quản lý dự án gửi dự án cho khách hàng
Đây là bước cuối của dự án do phía LSP thực hiện: PM soát lại tài liệu hoặc trang web lần cuối để đảm bảo chất lượng và gửi cho khách hàng. PM cũng cần gửi kèm những lưu ý về bản dịch (như về thuật ngữ, độ dài văn bản ảnh hưởng đến bố cục hoặc những vấn đề liên quan đến bản gốc).
- Khách hàng kiểm tra lại lần cuối
Khi nhận bản dịch dự án, khách hàng có thể nhờ chuyên gia đọc qua sản phẩm và kiểm tra chất lượng: Quản lý marketing kiểm tra tờ rơi giới thiệu sản phẩm, cố vấn soát lại hợp đồng còn thành viên nhóm Sản phẩm đảm bảo bản dịch hướng dẫn truyền tải đúng thông tin.
Nếu có thể, khách hàng gửi góp ý và những cập nhật về thuật ngữ cho LSP làm tư liệu cho những dự án dịch tiếp theo. Sau bước này, LSP có thể cần gửi lại bản dịch chốt nếu được yêu cầu.
Trên đây là quy trình dịch thuật gồm 7 bước cơ bản cần được áp dụng tại LSP. Để quy trình này thực sự phát huy vai trò trong dịch thuật, mỗi đơn vị cần đảm bảo chất lượng nhân sự ở từng khâu cũng như luôn duy trì hoạt động giao tiếp liền mạch. Đây chính là yêu cầu tất yếu để luôn giữ vững và cải thiện chất lượng bản dịch cũng như uy tín của đơn vị trên thị trường dịch thuật ngày một cạnh tranh hiện nay.