Bài Viết

Chuyên gia / Người dịch / Kiến thức / Chia sẻ / Tin tức

Tìm hiểu về Apostille

apostille

Apostille là gì?

Apostille là một loại giấy chứng nhận xác thực chữ ký trên một giấy tờ, tài liệu được công nhận bởi một tổ chức quốc tế. Nó chứng nhận hợp pháp hóa một giấy tờ, tài liệu của một quốc gia thành viên để sử dụng tại một quốc gia khác cũng tham gia ký kết các điều khoản của Công ước La Hay năm 1961 về Miễn Yêu cầu Hợp pháp hóa Giấy tờ công nước ngoài.

Theo Công ước này, các quốc gia ký kết đã đồng ý công nhận giấy tờ công do các quốc gia ký kết khác ban hành nếu giấy tờ công đó được chứng thực bằng phần đính kèm là một mẫu xác thực được quốc tế công nhận gọi là “Apostille”. Apostille đảm bảo rằng các giấy tờ công được ban hành tại một quốc gia ký kết sẽ được công nhận là hợp lệ tại một quốc gia ký kết khác.

Apostille gồm những thông tin nào?

Bản thân Apostille là một con dấu hoặc mẫu được in bao gồm 10 trường thông tin tiêu chuẩn được đánh số. Trên cùng là chữ APOSTILLE, dưới đó là dòng chữ Convention de La Haye du 5 octobre 1961 (tiếng Pháp, nghĩa là “Công ước La Hay ngày 5 tháng 10 năm 1961″). Tiêu đề này phải được viết bằng tiếng Pháp để Apostille có hiệu lực (Điều 4 của Công ước). Trong các trường được đánh số, thông tin sau được thêm vào (có thể bằng ngôn ngữ chính thức của cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille hoặc bằng ngôn ngữ thứ hai):

1. Quốc gia … [VD: Hàn Quốc, Tây Ban Nha]

Giấy tờ, tài liệu này

2. do Ông (Bà) [VD: Henry Cho] ký

3. với chức danh [VD: Công chứng viên]

4. và con dấu của [VD: Tòa án Tối cao Hồng Kông]

được chứng nhận / hợp pháp hóa lãnh sự

5. tại [VD: Hồng Kông]

6. ngày … [VD: 16 / 4 / 2014]

7. Cơ quan cấp … [VD: Đặc khu trưởng Hồng Kông]

8. Số … [VD: 2536218517]

9. Đóng dấu … [của cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille]

10. Chữ ký

Các thông tin này có thể được đặt trên chính giấy tờ, tài liệu; ở mặt sau của giấy tờ, tài liệu; hoặc đính kèm với giấy tờ, tài liệu làm tem chứng nhận.

Apostille được cấp cho loại giấy tờ, tài liệu nào?

Có bốn loại giấy tờ, tài liệu được đề cập đến trong Công ước:

  • văn bản của tòa án
  • văn bản hành chính (VD: giấy tờ hộ tịch)
  • chứng thư công chứng
  • giấy chứng nhận chính thức đính kèm theo giấy tờ, tài liệu được ký bởi những người có thẩm quyền, như giấy chứng nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký một văn bản hoặc việc văn bản đó đã tồn tại ở một thời điểm nhất định và chứng thực công chứng chính thức đối với chữ ký đó.

Có bao nhiêu quốc gia là thành viên của Công ước La Hay năm 1961 về Miễn Yêu cầu Hợp pháp hóa Giấy tờ công nước ngoài?

Tính đến ngày 21 tháng 7 năm 2018, 116 quốc gia đã tham gia Công ước, bao gồm Hoa Kỳ, Vương quốc Liên hiệp Anh và Bắc Ireland, Canada, Úc, New Zealand, Nam Mỹ, Ấn Độ, Hồng Kông, v.v. Ở thời điểm hiện tại, Việt Nam chưa phải là một quốc gia thành viên của Công ước.

Tại Việt Nam, giấy tờ, tài liệu công nước ngoài có đính kèm Apostille được hợp pháp hóa như thế nào?

Apostille là một từ tiếng Pháp có nghĩa là chứng nhận. Tuy nhiên, vì không phải tất cả các quốc gia đều đủ điều kiện tham gia ký kết Công ước trên nên quốc gia đến sẽ xác định văn bản chứng nhận đó là Apostille (đối với những quốc gia ký kết) hay Giấy chứng nhận (đối với những quốc gia chưa ký kết).

Như đã đề cập ở trên, cho đến nay Việt Nam vẫn chưa là thành viên của Công ước, do vậy các quy định của Công ước chưa có hiệu lực tại Việt Nam. Chính phủ Việt Nam đã ban hành quy định về thủ tục chứng nhận giấy tờ, tài liệu pháp lý nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam chẳng hạn như Nghị định số 111/2011/NĐ-CP. Việt Nam và một vài quốc gia khác cũng ký kết các hiệp định tương trợ tư pháp, hiệp định lãnh sự, hiệp định hợp tác, … về công nhận một số loại giấy tờ, tài liệu công của bên kia mà không cần thông qua hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam (Nhấp vào đây để xem danh sách các quốc gia và loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự).

Đối với giấy tờ, tài liệu công nước ngoài có đính kèm Apostille (xin được giữ nguyên tên tiếng Anh), để có thể được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, giấy tờ, tài liệu đó phải được chứng thực bởi bộ ngoại giao của quốc gia nơi giấy tờ, tài liệu đó bắt nguồn, và sau đó bởi Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc cơ quan khác được Bộ Ngoại giao Việt Nam ủy nhiệm; một trong những chứng nhận thường được thực hiện tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán. Trên thực tế, điều này có nghĩa là giấy tờ, tài liệu đó phải được chứng nhận hai lần trước khi nó có thể có hiệu lực pháp lý tại Việt Nam.

Trang Trần

Bài viết khác

Luôn cập nhật các tin tức và ý kiến dịch thuật từ chuyên gia

This website uses cookies to ensure you get the best experience on our website.