Skip to content

Dịch thuật công chứng: cách để có bản dịch công chứng tin cậy

Tầm quan trọng của dịch thuật công chứng

Đúng như cái tên của mình, Dịch thuật công chứng với mục đích tạo ra các bản dịch được chứng nhận, nghĩa là nó phải tin cậy từ hình thức đến nội dung. Nhu cầu dịch công chứng hiện diện trong mọi hoạt động kinh tế, xã hội. Các giao dịch giữa công ty nước ngoài và các công ty Việt Nam đều được yêu cầu dịch thuật công chứng các giấy tờ liên quan. Đôi khi các bản dịch công chứng cũng có tác động lớn đến những phán quyết của tòa án.

Làm thế nào để có bản dịch công chứng tin cậy?

Chắc chắn một điều rằng không ai muốn bản dịch công chứng sai gây ảnh hưởng đến công việc của mình. Nhiều khách hàng khi tìm đến chúng tôi cũng đã từng chia sẻ về điều này. Họ cũng bày tỏ mong muốn được chúng tôi cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng tin cậy và họ cần chúng tôi đảm bảo rằng họ sẽ nhận được những bản dịch công chứng chuẩn xác.

Và đây là những gì chúng tôi đã làm để giúp khách hàng của mình yên tâm. Chúng tôi cũng sẽ không ngừng nghiên cứu để cải tiến hoạt động của mình để đem đến cho khách hàng những bản dịch công chứng ngoài mong đợi.

#1. Coi dịch công chứng là một hoạt động dịch vụ chuyên nghiệp

Chúng tôi đã phát triển quy trình dịch vụ dịch thuật công chứng và đăng ký đánh giá đạt tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ ISO 9001:2015. Tuy phải dành nhiều thời gian và công sức nhưng chúng tôi đã thu được thành quả trên mong đợi.

  • Chúng tôi luôn cung cấp dịch vụ đúng hạn.
  • Bản dịch được kiểm soát chất lượng kỹ lưỡng.
  • Khâu chuẩn bị hồ sơ cũng được chuyên nghiệp hóa và xử lý nhanh gọn.
  • Khách hàng có thể quản lý hồ sơ công việc và thanh toán định kỳ.

#2. Dịch thuật được thực hiện bởi dịch thuật viên có kinh nghiệm

Để có một bản dịch công chứng tin cậy thì bản dịch chắc chắn phải tin cậy. Quy trình dịch thuật chuyên nghiệp cần được áp dụng và tiêu chí dịch đúng, dịch đủ phải được kiểm soát.

Các bước dịch thuật như Dịch – Hiệu đính – Đọc soát cần được thực hiện độc lập. Có nghĩa, sẽ cần tối thiểu 3 người để thực hiện công việc dịch thuật. Và nếu bạn có ý tưởng thuê cộng tác viên thì cũng lưu ý rằng trình độ của dịch thuật viên thực hiện ba bước dịch nêu trên là tăng dần. Có nghĩa người sau phải sửa được lỗi cho người trước và vì thế sản phẩm được hoàn thiện dần theo mỗi bước thực hiện.

#3. Cần sự trợ giúp của luật sư và chuyên gia

Trong hiều tình huống đặc biệt, ví dụ bản dịch để đem đi công chứng đó là 1 tài liệu pháp lý quan trọng, phức tạp bạn sẽ cần đến luật sư giỏi hoặc là một tài liệu về thiết bị y tế thì bạn sẽ cần đến chuyên gia y khoa. Luật sư và chuyên gia sẽ giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề hóc búa mà các dịch thuật viên thông thường không thể giải quyết. 

Chúng tôi cũng từng thực hiện các bản bản dịch công chứng cần đến rất nhiều nguồn lực khác nhau. Ví dụ như một hợp đồng cho thuê máy bay, chúng tôi cần đến luật sư, chuyên gia kỹ thuật hàng không, đội ngũ dịch thuật viên, đội ngũ hỗ trợ xử lý văn bản và hình ảnh. 

#4. Nghiệp vụ công chứng phải được thực hiện nghiêm chỉnh

Một bản dịch công chứng dù có nhiều người cùng thực hiện những thường cuối cùng sẽ được 1 dịch thuật viên đứng đầu chịu trách nhiệm về chuyên môn. Dịch thuật viên đó sẽ phải thực hiện ký xác nhận trước mặt công chứng viên và được công chứng viên thực hiện xác nhận. Có nghĩa phải là người thực việc thực.

#5. Công ty dịch thuật cũng cần phát hành chứng nhận cho bản dịch

Thông thường khách hàng chỉ nhận được bản dịch công chứng được cam kết bởi dịch thuật viên và xác nhận của công chứng viên. Trên thực tế thì khi gặp các vấn đề về chất lượng thì khách hàng khó có thể tìm kiếm trách nhiệm của dịch thuật viên đó. Nhưng liệu khi đó công ty dịch thuật có bị liên đới trách nhiệm?

Để tạo niềm tin cho khách hàng và khẳng định uy tín của mình, chúng tôi luôn sẵn sàng cấp chứng chỉ chất lượng (CoA) dịch thuật cho các bản dịch của mình. Có nghĩa chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về công việc của mình.

#6. Coi trọng công tác bảo mật tài liệu

Đây là rủi ro thực sự cho cả khách hàng và công ty dịch thuật khi xem nhẹ vấn đề bảo mật. Có nhiều tài liệu là bí mật kinh doanh hoặc bằng sáng chế,  những tài liệu không được tiết lộ. Vậy bạn sẽ phải làm gì cho tài liệu bảo mật đó.

  • Trước tiên, chắc chắn bạn sẽ phải ký những cam kết bảo mật với khách hàng, ví dụ ký NDA.
  • Tiếp theo là bạn phải đảm bảo mọi nguồn lực tham gia dự án dịch thuật công chứng đó đều phải có trách nhiệm tương tự
  • Bạn phải có quy trình kiểm soát hồ sơ và bảo mật nghiêm ngặt, và điều quan trọng là phải nghiêm túc thực hiện qui trình đó.

Kết luận – làm gì để có bản dịch công chứng tin cậy

Trên đây là một số kinh nghiệm chúng tôi đúng rút ra trong quá trình cung cấp dịch vụ của mình. Hy vọng có thể giúp bạn hình dung được vai trò, ý nghĩa và cách thực hiện một bản dịch công chứng. Chúng tôi cũng sẵn sàng lắng nghe, chia sẻ với bạn về những mối quan tâm của bạn cho hoạt động này.

Khách hàng có thể tìm kiếm một công ty dịch thuật công chứng tin cậy với uy tín được khẳng định lâu năm. Mỗi công ty đó có thể có cách làm khác nhau và vì thế chất lượng dịch vụ dịch thuật công chứng có thể khác nhau.