Giấy Khai Sinh Là Gì?
Giấy khai sinh là văn bản hộ tịch đầu tiên và quan trọng nhất trong đời mỗi công dân. Đây là tài liệu chính thức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (thường là Ủy ban Nhân dân cấp xã/phường nơi sinh) cấp để xác nhận sự ra đời của một cá nhân. Trong giấy khai sinh sẽ ghi rõ:
- Họ tên đầy đủ của người được khai sinh
- Ngày, tháng, năm sinh
- Giới tính
- Quê quán
- Quốc tịch
- Họ tên cha, mẹ
- Nơi đăng ký khai sinh
- Ngày đăng ký
- Số sổ khai sinh
Giấy khai sinh là giấy tờ gốc để xác lập nhân thân, làm cơ sở cấp các giấy tờ khác như: CMND/CCCD, hộ chiếu, hộ khẩu, giấy tờ học hành, hồ sơ y tế, bảo hiểm xã hội… Vì vậy, việc bảo quản và sử dụng giấy khai sinh đúng cách là điều vô cùng quan trọng.
Tại Sao Cần Dịch Giấy Khai Sinh?
Trong nhiều tình huống, giấy khai sinh cần được dịch sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để phục vụ cho các mục đích:
a. Du học và xin học bổng
Các trường đại học ở nước ngoài yêu cầu học sinh, sinh viên nộp hồ sơ nhân thân bằng ngôn ngữ chính của họ. Giấy khai sinh là một phần bắt buộc để xác định danh tính, quốc tịch và quan hệ gia đình.
b. Kết hôn với người nước ngoài
Khi đăng ký kết hôn với người nước ngoài hoặc kết hôn ở nước ngoài, bạn phải chứng minh tình trạng nhân thân và thân thế rõ ràng. Giấy khai sinh đã dịch và công chứng là một trong những giấy tờ cần thiết để hoàn tất thủ tục pháp lý.
c. Xin quốc tịch, định cư, nhập tịch
Khi định cư ở nước ngoài hoặc xin quốc tịch mới, chính quyền nước sở tại cần kiểm tra danh tính và gốc gác của người xin. Giấy khai sinh là tài liệu không thể thiếu trong quá trình xác minh đó.
d. Làm thủ tục bảo lãnh người thân
Để bảo lãnh vợ/chồng/con/các thành viên khác trong gia đình sang nước ngoài, giấy khai sinh được dùng để chứng minh mối quan hệ huyết thống hoặc hôn nhân. Việc dịch thuật giấy khai sinh chính xác sẽ giúp hồ sơ hợp lệ và không bị trì hoãn.
e. Các mục đích pháp lý, hành chính khác
Ví dụ: mở tài khoản ngân hàng quốc tế, xin visa dài hạn, xin việc ở nước ngoài, v.v. đều có thể yêu cầu bản dịch giấy khai sinh.
Dịch Giấy Khai Sinh Cần Những Yêu Cầu Gì?
a. Chính xác tuyệt đối
Giấy khai sinh là tài liệu pháp lý. Mọi thông tin dịch sai, thiếu hoặc thừa đều có thể gây hậu quả nghiêm trọng như bị từ chối hồ sơ, nghi ngờ giả mạo, hoặc chậm trễ trong các thủ tục liên quan. Một lỗi nhỏ như sai chính tả họ tên, nhầm ngày sinh hay dịch sai chức danh cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại.
b. Đúng định dạng và trình bày chuẩn
Bản dịch phải giữ nguyên bố cục của bản gốc, bao gồm:
- Tiêu đề (“Giấy khai sinh” -> “Birth Certificate”)
- Các mục thông tin theo thứ tự đúng
- Dấu chấm câu, dòng kẻ, định dạng bảng biểu nếu có
Một bản dịch chuyên nghiệp thường được trình bày giống như bản gốc để người đối chiếu dễ nhận biết và xác minh.
c. Ngôn ngữ phù hợp với quốc gia tiếp nhận
Giấy khai sinh có thể được dịch sang tiếng Anh, Pháp, Đức, Nhật, Hàn, Trung… tùy theo nước sử dụng. Ngoài ngôn ngữ, văn phong và thuật ngữ pháp lý cũng cần điều chỉnh cho đúng hệ thống hành chính của nước tiếp nhận.
Ví dụ:
- “Ủy ban Nhân dân” có thể dịch là “People’s Committee” hoặc “Commune-level People’s Committee”, tùy ngữ cảnh.
- “Ngày đăng ký khai sinh” phải ghi đúng thứ tự ngày/tháng/năm theo chuẩn quốc tế (ví dụ: 20/01/1998 -> January 20th, 1998 hoặc 1998-01-20).
d. Dịch bởi đơn vị/phiên dịch có năng lực
Đơn vị dịch thuật cần:
- Có kinh nghiệm xử lý hồ sơ hành chính
- Có khả năng sử dụng thuật ngữ pháp lý chính xác
- Am hiểu yêu cầu của từng cơ quan tiếp nhận hồ sơ (ví dụ: LSQ Mỹ, Sở Tư pháp Canada, ĐSQ Úc…)
Một số nước yêu cầu bản dịch phải được thực hiện bởi phiên dịch viên đã đăng ký hoặc tổ chức được cấp phép, chứ không chấp nhận bản dịch tự do.
Quy Cách Bản Dịch Giấy Khai Sinh
Một bản dịch giấy khai sinh hợp lệ thường bao gồm:
a. Bản dịch đầy đủ nội dung
- Bao gồm nội dung chính: thông tin họ tên, ngày sinh, thông tin cha mẹ, người khai…
- Các con dấu, chữ ký, dấu chức danh… đóng trên tài liệu, nếu tài liệu là bản sao y bản chính, cần dịch đủ nội dung dấu sao y trong bản dịch
- Mặt sau (nếu có): Thông thường, giấy khai sinh chỉ cần dịch mặt trước gồm các thông tin chính, tuy nhiên, trường hợp muốn dịch đầy đủ thì có thể dịch cả mặt sau (trang thể hiện các thông tin sửa đổi với giấy khai sinh)
- Các thông tin ghi chú viết tay (nếu có)
b. Quy cách trình bày nội dung không ở dạng chữ
- Ví dụ: logo, quốc huy, chữ ký tay, con dấu…
- Theo quy định trình bày bản dịch, không được phép sao chụp (snapshot) & dán các phần như chữ ký, con dấu… vào bản dịch, thay vào đó, cần thể hiện những nội dung này ở dạng chữ: [đã ký], [đã ký và đóng dấu], [quốc huy], [logo], v.v.
c. Trình bày thống nhất, rõ ràng
- Font chữ chuyên nghiệp (Arial, Times New Roman)
- Cỡ chữ dễ đọc (từ 12 trở lên)
- Không được tẩy xóa, gạch bỏ
- Không chèn thêm thông tin không có trong bản gốc
Công Chứng/Chức Thực Bản Dịch Giấy Khai Sinh
Sau khi dịch xong, hầu hết các tổ chức, đại sứ quán, trường học, cơ quan nhà nước đều yêu cầu bản dịch phải được công chứng/chứng thực để đảm bảo tính pháp lý. Có 2 hình thức công chứng phổ biến:
a. Công chứng bản dịch tại Phòng công chứng
- Người dịch phải là cộng tác viên đã đăng ký tại Phòng công chứng
- Bản dịch được xác nhận bởi công chứng viên
- Kèm theo bản sao y công chứng giấy khai sinh gốc
- Bản công chứng thường có giá trị pháp lý cao và được chấp nhận rộng rãi
b. Chứng thực bản dịch tại Phòng Tư pháp cấp quận/huyện
- Phù hợp với trường hợp dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt
- Chứng thực do UBND quận/huyện thực hiện
- Người dịch phải ký tên cam kết chịu trách nhiệm nội dung bản dịch
c. Quy cách trình bày bản công chứng/chứng thực
- Bản dịch công chứng sẽ được đóng bộ theo thứ tự: (1) bản dịch -> (2) trang lời chứng của người dịch & công chứng viên -> (3) bản sao y bản chính
- Ngoài số bản theo yêu cầu, Văn phòng Công chứng/Phòng Tư pháp sẽ yêu cầu thêm 1 bản để lưu hồ sơ đối chứng
Lưu Ý Khi Dịch và Công Chứng Giấy Khai Sinh
a. Không dùng bản dịch máy
Google Translate hay các công cụ AI chỉ phù hợp để tham khảo nhanh, không đủ độ chính xác pháp lý. Tuyệt đối không dùng bản dịch máy để nộp cho cơ quan chức năng.
b. Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân
Sai một ký tự trong họ tên, ngày sinh, hoặc tên cha/mẹ có thể khiến hồ sơ bị trả lại. Đối chiếu kỹ bản dịch với bản gốc trước khi nộp đi công chứng.
c. Dịch đúng tên riêng
Thể hiện đúng tên riêng như trên giấy tờ.
d. Một số nước yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự
Nếu sử dụng bản dịch ở nước ngoài, một số nơi yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự bản dịch để xác nhận tính hợp lệ của tài liệu phát hành từ Việt Nam.
Quy trình bao gồm:
- Công chứng bản dịch
- Xin xác nhận tại Sở Ngoại vụ hoặc Cục Lãnh sự
- Sau đó xin chứng nhận tại Đại sứ quán nước tiếp nhận
e. Nên làm nhiều bản sao công chứng cùng lúc
Chi phí công chứng mỗi bản thường thấp, nên làm 2-3 bản cùng lúc để tiết kiệm thời gian và tiền bạc nếu phát sinh nhu cầu sau này.
Dịch giấy khai sinh là công việc tưởng đơn giản nhưng yêu cầu sự cẩn thận, chính xác và hiểu biết về quy định pháp lý. Một bản dịch chuẩn, được công chứng đầy đủ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót, và hoàn tất nhanh chóng các thủ tục quan trọng như du học, kết hôn, định cư...Hãy liên hệ với AM Việt Nam để đảm bảo tài liệu của bạn luôn được chấp nhận.
📞 Hotline: 024 73009800
📧 Email: [email protected]
📱Zalo/Viber / Whatsapp: 0838789800
🌐 Dịch vụ: Dịch thuật công chứng
🏢 Địa chỉ: Tầng 1, Tòa nhà GTC, 115 Lê Duẩn, Hoàn Kiếm, Hà Nội
