Ma trận Eisenhower: Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Ma-tran-Eisenhower-phuong-phap-quan-ly-thoi-gian-hieu-qua

Hiện tại, có rất nhiều phương pháp quản lý thời gian, nhưng mỗi một phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng. Cùng AMVN theo dõi bài đọc để xem Ma trận Eisenhower có phù hợp với cá nhân các bạn không.

1. Sự hình thành của phương pháp quản lý thời gian – Ma trận Eisenhower:

Ma trận được biết đến trong một bài báo phỏng vấn Dwight D. Eisenhower, một người từng đảm nhận nhiều vị trí quan trọng trên thế giới. Được các tổ chức khen ngợi về hiểu quả làm việc, cách quản lý thời gian cân bằng giữa công việc, gia đình và sở thích chơi golf.

Ông từng đảm nhận vị trí Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.
Năm 1948, Eisenhower trở thành Chủ tịch Đại học Columbia, một đại học tư tại New York. 12 năm 1950, ông rời chức vụ trường đại học khi trở thành Tư lệnh Tối cao của Tổ chức Hiệp ước Bắc Đại Tây Dương (NATO), và được giao Bộ tư lệnh các lực lượng NATO tại châu Âu. Eisenhower giải ngũ vào ngày 31 tháng 5 năm 1952, và nhận lại chức vụ chủ tịch đại học mà ông tiếp tục giữ cho đến tháng 1 năm 1953.

Sau đó, Eisenhower lên làm tổng thống thứ 34 của Mỹ trong hai nhiệm kỳ liên tiếp (1953-1961).

2. Cách dùng ma trận Eisenhower

Áp dụng ma trận Eisenhower vào công việc trong công ty sẽ tương ứng liệt kê vào 4 vùng:

Ma-tran-Eisenhower-phuong-phap-quan-ly-thoi-gian-hieu-qua

Áp dụng ma trận Eisenhower

Vùng 1: Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Tự đặt deadline để thực hiện.

  • Ví dụ: 1 Dự án dài hạn nhưng không thấy cấp trên giao deadline. Để hoàn thành công việc đạt hiểu quả cao tốt nhất, tự đặt deadline. Bởi 1 dự án thì có thể chúng ta có thể nhớ để thực hiện, nhưng nhiều dự án sẽ làm xáo trộn các công việc khác.  

Vùng 2: Quan trọng, khẩn cấp: ưu tiên làm luôn.

Còn nếu nhiều đầu mục công việc thì đặt theo độ khó và mốc thời gian của công việc. Thông báo thường xuyên tiến độ cho cấp trên, những cái nào không thể hoàn thành được.

  • Ví dụ: Khách hàng yêu cầu rút ngắn tiến độ thực hiện dự án đang thực hiện.

Vùng 3: Không quan trọng, không khẩn cấp: Bỏ qua khi không có thời gian

  • Ví dụ: Phòng ban khác họp và chỉ cần cá nhân mình nắm thông tin, có thể yêu cầu gửi bản tóm tắt cuộc họp.

Vùng 4: Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Nếu được có thể ủy quyền cho cộng sự có năng lực.

  • Ví dụ: Giải quyết khiếu nại của khách hàng trong tầm kiểm soát.

3. Ưu và nhược điểm của ma trận Eisenhower

Ưu điểm:

Đưa ra quyết định và chỉnh sửa một cách nhanh chóng

Dễ dàng thực hiện đối với cá nhân

Phương pháp này có thể thao tác ở bất kỳ ngành nghề nào

Nhược điểm:

Phương pháp không được tối ưu khi dùng với một tập thể, có thể gây ra sự xáo trộn

Việc hoạch định những dự án lớn và có thời gian dài sẽ làm độ chính xác bị sai lệch

Phương chỉ nhằm giải quyết các đầu mục công việc trong ngắn hạn

4. Trường hợp thường gặp khi không quản lý được thời gian:

Khi nhân viên cấp dưới được cấp trên giao cho nhiệm vụ nằm ngoài phạm vi những công việc thường làm (không có trong danh mục các công việc được mô tả khi phân công trách nhiệm) thì thường Anh/Chị cấp dưới sẽ phản ứng như thế nào?

1. Nhiệt tình thực hiện

2. Nhận việc nhưng không hào hứng

3. Đẩy việc cho nhân viên khác

4. Từ chối thẳng thừng

Bỏ hết các tác động bên ngoài, thì thực chất trong một công ty sẽ hội tụ đủ cả 4 câu trả lời. Và đa số sẽ thực hiện theo đáp án 1 hoặc 1+2: nhiệt tình nhận nhưng “ban-bật-chuyền” cho cộng sự

  • Nếu quản lý thời gian tốt sẽ biết việc nào nên nhận việc nào không. Ôm tất cả công việc thì lúc nào cũng áp lực, mà hiệu quả công việc không cao. “Thật bất công, suốt ngày mình đi sớm về muộn mà không được là nhân viên xuất sắc “

Bài viết liên quan: