Work place và Yammer là 2 nền tảng mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp hiện được rất nhiều công ty ứng dụng. Các doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu là tăng tương tác nội bộ để tạo dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, thú vị và sự gắn kết. Nhìn chung hai nền tảng này đều đáp ứng được các tiêu chí trên bằng những cách khác nhau. Tuy nhiên, mỗi nền tảng đều mang lại ưu nhược điểm khác nhau.
1. Bảng tin và thông báo:
Yammer được sở hữu bởi Microsoft và tích hợp trong giải pháp Office 365 như một tiện ích. Các tính năng về BẢNG TIN (News feed) và THÔNG BÁO (Notifications) vẫn chỉ dùng lại ở mức cơ bản. Ngược lại, Workplace do được sở hữu bởi mạng xã hội Facebook nên kế thừa được nhiều tính năng tiện ích vượt trội trong đó có Nofification.
Mục đích của tính năng này là giúp truyền đi các thông báo nội bộ một cách nhanh chóng và có thể định hướng đối tượng nhận thông báo.
BẢNG TIN trên Workplace có giao diện tương tự như Facebook, có thể nhấn nút theo dõi (Follow) người dùng khác mà mình quan tâm, có thể đánh dấu bài viết quan trọng (Mark as important) để tất cả mọi người cùng theo dõi. Trong khi đó, BẢNG TIN trên Yammer khá đơn giản với các tính năng cơ bản.
Bảng tin của Workplace với giao diện tương tự như Facebook nên người dùng đã quen thuộc và sử dụng dễ dàng.
Bảng tin của Yammer khá đơn giản với các tính năng cơ bản
THÔNG BÁO trên Workplace có thể lọc trạng thái cài đặt mức độ ưu tiên của thông báo, điều này giúp người dùng sắp xếp tính chất công việc hợp lý hơn, đồng thời không bỏ lỡ những thông báo quan trọng. Thêm vào đó, người dùng còn có thể chủ động lựa chọn hình thức gửi thông báo qua email hoặc máy tính và thiết bị di động. Trong khi đó, Yammer vẫn chưa hỗ trợ các tính năng này.
Phần THÔNG BÁO của Workplace với nhiều tính năng hỗ trợ người dùng dễ dàng phân loại thông tin
Thông báo trên Yammer chỉ thể hiện ở mức cơ bản chỉ cho có thông báo
2. Tạo, quản lý nhóm trên Workplace và Yammer :
Workplace cung cấp tính năng phân loại nhóm khá ổn, bạn có thể lựa chọn một trong các loại nhóm (group type) phù hợp với mục đích trao đổi thông tin của nhóm. Bạn cũng có thể thiết đặt một trong ba quyền riêng tư cho nhóm:
- Open: Nhóm sẽ được hiển thị rộng rãi và bất kỳ ai cũng có trở thành thành viên.
- Closed: Ai cũng có thể tìm thấy nhóm nhưng chỉ những thành viên mới có thể xem bài viết. Bạn cần gửi đề xuất và chờ được phê duyệt để trở thành thành viên.
- Secret: Không ai biết về sự tồn tại của nhóm ngoại trừ thành viên. Và việc thêm thành viên sẽ được thực hiện chủ động bởi quản trị nhóm.
Về cơ bản cách thiết lập nhóm trên Workplace giống một tài khoản cá nhân tạo nhóm trên Facebook.
Yammer sẽ cung cấp cho bạn hai tùy chọn nhóm khá đơn giản là nhóm Internal dành cho những người trong tổ chức của bạn và nhóm external dành cho cả những người đến từ các tổ chức khác. Các nhóm đều có thể được thiết lập chế độ công khai (public access) hoặc riêng tư (private access) theo ý thích của người tạo nhóm.
Tạo nhóm trên Yammer khá cơ bản
Với hai loại nhóm và hai chế độ như vậy khiến Yammer đơn giản hơn cho người dùng và cũng đáp ứng được các yêu cầu truyền thông nội bộ.
3. Nội dung trên Workplace và Yammer:
Quản trị nội dung là mục tiêu chính của cả hai mạng xã hội doanh nghiệp này. Mỗi mạng xã hội đều có cách quản lý cũng như chính sách riêng cho nội dung nhưng về cơ bản đều đáp ứng được nhu cầu truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.
Với Yammer, người dùng có thể đăng bài viết dưới dạng;
- Udate: Cập nhật một điều gì đó của bạn, bất kể đó là gì.
- Questions: Đặt câu hỏi khác với thảo luận là mọi người chỉ hướng đến mục đích trả lời cho câu hỏi đó.
- Poll: tạo một cuộc khảo sát nhanh và nhận được kết quả nhanh chóng
- Praise: khen ngợi một ai đó trong mạng yammer của bạn khi họ chia sẻ một điều hữu ích hoặc để ăn mừng thành công
- Announcement: Nếu bạn là quản trị viên, bạn cũng có thể thông báo để chia sẻ thông tin cần biết với toàn bộ cộng đồng.
Trong khi đó, ngoài những tính năng trên, Workplace còn cho phép đăng bài viết với nhiều loại nội dung, định dạng, hình thức khác nhau trong nhóm như:
- VDO, Gif, Check-In, Gắn thẻ đồng nghiệp, tạo sự kiện
- Đính kèm dữ liệu đa phương tiện (hình ảnh, video), tệp văn bản (PDF, Word, Excel, ..)
- Gắn cảm xúc, gắn thẻ người khác và Ghim bài viết lên đầu nhóm, đánh dấu bài viết quan trọng, tạo nhắc nhở về bài viết, gắn thêm chủ đề…
Điểm nổi bật của Workplace là việc phân quyền:
- Bất cứ ai: Mọi thành viên trong nhóm đều có quyền đăng bài
- Chỉ có quản trị viên: Chỉ có quản trị viên và người kiểm duyệt được đăng bài
4. Một số tính năng thiết yếu trên Workplace mà Yammer không có:
Các tính năng cơ bản trên Yammer và Workplace hầu như giống nhau. Tuy nhiên, ở những tính năng quan trọng và cần thiết nhất thì Yammer lại chưa hỗ trợ cho người dùng như Workplace. Bao gồm:
Livestream, Live video:
Workplace cho phép phát video trực tuyến thông qua ứng dụng Workplace trên điện thoại di động hoặc thông qua một chương trình phát trực tuyến chuyên nghiệp.
- Lên lịch phát video trực tuyến
- Đăng thông báo tới các thành viên trong nhóm
- Có lựa chọn cho phép người dùng đặt câu hỏi hoặc tạo phụ đề tự động
- Tạo cuộc thăm dò ý kiến để đặt câu hỏi dành cho khán giả đang xem video trực tiếp
- Theo dõi trạng thái của video đang phát trực tiếp
Trong hệ sinh thái của Microsoft cũng có những tính năng gần tương tự phải kết hợp cùng mới có thể làm được, đây là dào cản lớn khi phải dùng nhiều nền tảng cùng lúc.
Tạo phòng họp trực tuyến với nhiều tiện dụng (Workplace rooms)
- Tạo cuộc họp Video trực tuyến giữa các thành viên trong nhóm
- Có thể mời người bên ngoài tổ thức – không cần tài khoản Workplace – tham gia cuộc họp
- Thành viên tham gia cuộc họp có thể chia sẻ màn hình của họ tương tự những ứng dụng video call khác
- Tạo bài đăng thông báo về cuộc họp trong nhóm
Thư viện học tập
Nơi tổng hợp thông tin cần thiết về công ty, chẳng hạn như sổ tay nhân viên hoặc chính sách nhân sự. Giúp mọi người dễ dàng tìm thấy những thông tin cần thiết.
Cho phép tùy chỉnh cách sắp xếp tài nguyên sao cho phù hợp nhất với đồng nghiệp.
Cho phép kiểm soát người có thể xem nội dung: Chọn những người xem được nội dung bạn đăng, có thể là cả công ty hoặc chỉ một số người nhất định.
Sơ đồ tổ chức
Hiển thị cấu trúc nhân sự của tổ chức giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm người họ cần liên hệ cho mỗi phòng ban, bộ phận…
Báo cáo, thống kê
Workplace cung cấp trang Thống kê chi tiết – Insights: Xem tổng quan hoạt động của Workplace và nhận báo cáo chi tiết về người dùng, nhóm và nội dung.
Đối với những công ty ưu tiên sự đơn giảm và chỉ cần một nền tảng để trao đổi và thông báo nội bộ có thể chọn Yammer. Mặc dù cơ bản nhưng được tích hợp sẳn với hệ sinh thái của Microsoft.
Những công ty có nhu cầu làm việc nhiều trên nền tảng mạng xã hội, và không chỉ để truyền thông nội bộ mà kết hợp cả trao đổi dự án thì việc lựa chọn Workplace là không thể bỏ qua.
Hi vọng bài phân tích trên sẽ hữu ích và hỗ trợ các anh, chị quản lý dễ dàng đưa ra lựa chọn cho mình.