Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, văn bản hành chính nhà nước tại Việt Nam có các quy định cụ thể về căn lề và giãn dòng như sau:
1. Căn lề tiêu chuẩn
Văn bản hành chính phải được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm × 297mm) với căn lề như sau:
- Lề trên: Cách mép trên 20–25 mm.
- Lề dưới: Cách mép dưới 20–25 mm.
- Lề trái: Cách mép trái 30–35 mm (rộng hơn để đóng gáy).
- Lề phải: Cách mép phải 15–20 mm.
2. Giãn dòng chuẩn
- Văn bản hành chính thường dùng giãn dòng 1.5 trong phần nội dung chính.
- Các mục như quốc hiệu, tiêu ngữ, tiêu đề, địa danh, ngày tháng có thể sử dụng giãn dòng đơn (1.0) để tiết kiệm không gian.
3. Cỡ chữ và phông chữ
- Phông chữ bắt buộc: Times New Roman, Unicode theo tiêu chuẩn nhà nước.
- Cỡ chữ:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ: Cỡ 12, in hoa, đậm, căn giữa.
- Tiêu đề văn bản: Cỡ 14–16, đậm, căn giữa.
- Nội dung văn bản: Cỡ 12–13, giãn dòng 1.5.
- Tên cơ quan, địa danh, ngày tháng: Cỡ 12–13, in thường.
- Chữ ký, chức vụ, tên người ký: Cỡ 13–14, đậm.
4. Định dạng đoạn văn
- Đoạn văn phải được căn đều hai bên (justify).
- Không thụt đầu dòng, giữa các đoạn có khoảng cách phù hợp để dễ đọc.
- Nếu có mục lục hoặc danh sách, dùng đánh số hoặc gạch đầu dòng rõ ràng.
5. Khuyến nghị bổ sung
- Sử dụng dấu phân cách hợp lý (dấu gạch ngang, dấu hai chấm).
- Không dùng màu sắc hoặc phông chữ khác biệt ngoài quy định.
- Không viết tắt, trừ trường hợp từ ngữ chuyên ngành đã được quy ước.