1. Khái Niệm Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự
Hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình xác nhận tính xác thực của chữ ký, con dấu, hoặc chức danh của người ký trên giấy tờ, tài liệu nước ngoài để có thể sử dụng hợp pháp tại một quốc gia khác. Đây là yêu cầu phổ biến trong quan hệ pháp lý, hành chính và thương mại quốc tế.
Tuy nhiên, Việt Nam đã ký kết các hiệp định song phương với một số quốc gia để miễn trừ hợp pháp hóa lãnh sự. Điều này giúp các giấy tờ, tài liệu được công nhận trực tiếp giữa hai nước mà không cần thêm thủ tục xác nhận tại cơ quan lãnh sự.
2. Quy Định về Miễn Trừ Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự tại Việt Nam
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự áp dụng với những giấy tờ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của các nước đã ký kết hiệp định với Việt Nam. Các giấy tờ này có thể bao gồm:
- Giấy tờ hộ tịch (khai sinh, kết hôn, khai tử)
- Bản án, quyết định của tòa án
- Giấy chứng nhận tư pháp, giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân
- Giấy tờ liên quan đến lao động, giáo dục, thương mại
3. Danh Sách Các Quốc Gia Miễn Trừ Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự với Việt Nam
Hiện nay, Việt Nam đã ký kết thỏa thuận với 30 quốc gia để miễn trừ thủ tục này. Một số quốc gia tiêu biểu bao gồm:
| STT | Tên nước | Loại giấy tờ | Cơ quan cấp | Cơ sở miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | Hướng dẫn áp dụng |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Cộng hòa Áp-ga-ni-xtan | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | Điều 36 Hiệp định Lãnh sự với Áp-ga-ni-xtan năm 1987 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 2 | Cộng hòa An-giê-ri Dân chủ và Nhân dân | 2.1. Các giấy tờ, tài liệu dùng trong mục đích Tương trợ tư pháp (TTTP) về hình sự | Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên | Điều 10 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) về hình sự ngày 14/4/2010 | Chỉ miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) giấy tờ dùng cho mục đích Tương trợ tư pháp (TTTP) và chuyển qua các Cơ quan trung ương (CQTƯ) theo Hiệp định |
| 2.2. Các giấy tờ dân sự, thương mại có chữ ký và con dấu chính thức của Cơ quan có thẩm quyền cấp | Các cơ quan có thẩm quyền | Điều 5 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) trong lĩnh vực dân sự và thương mại năm 2010 | Chỉ miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) giấy tờ dùng cho mục đích Tương trợ tư pháp (TTTP) và chuyển qua các Cơ quan trung ương (CQTƯ) theo Hiệp định | ||
| 3 | Cộng hòa Ba Lan | 3.1. Các loại giấy tờ lao động (Điều 1.3), dân sự, gia đình, hình sự được cơ quan có thẩm quyền lập, chứng thực | Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên | Điều 14 và 15 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) năm 1993 | Chỉ miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) giấy tờ dùng cho mục đích Tương trợ tư pháp (TTTP) theo Hiệp định |
| 3.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 34 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1979 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 4 | Cộng hòa Bun-ga-ri | 4.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 12 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) năm 1986 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 4.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 33 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1979 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 5 | Cộng hòa Bê-la-rút | 5.1. Các loại giấy tờ dân sự (thương mại), gia đình, lao động, hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Điều 11 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) năm 2000 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 5.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 13 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 2008 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 6 | Vương quốc Cam-pu-chia | 6.1.Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Cam-pu-chia | Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 | Được miễn Hợp pháp hóa (HPH) |
| 6.2.Các giấy tờ, tài liệu công dùng cho mục đích Tương trợ tư pháp (TTTP) về dân sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | Điều 11 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) về dân sự năm 2013 | Được miễn Hợp pháp hóa (HPH), Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu chuyển giao qua kênh liên lạc theo quy định của Hiệp định | ||
| 6.3.Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 41 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1997 với Cam-pu-chia | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 7 | Cộng hòa Ca-dắc-xtan | Bản án, quyết định của Tòa án, hoặc trích lục bản án, quyết định của Tòa án hoặc các tài liệu cần thiết khác có liên quan đến hộ tịch của công dân Bên ký kết | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Điều 14 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) về dân sự năm 2011 | Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu chuyển giao qua kênh liên lạc theo quy định của Hiệp định |
| 8 | Cộng hòa Cu-ba | 8.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự, lao động | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 13 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) năm 1988 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 8.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 12 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1981 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 9 | Cộng hòa dân chủ nhân dân Triều Tiên | Giấy tờ dùng cho mục đích Tương trợ tư pháp (TTTP) dân sự và hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | Điều 7 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) và pháp lý trong các vấn đề dân sự và hình sự năm 2002; | Chỉ miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) giấy tờ dùng cho mục đích Tương trợ tư pháp (TTTP) theo Hiệp định |
| 10 | Trung Quốc (Đài Loan) | Các loại giấy tờ dân sự, thương mại, hôn nhân, gia đình và lao động (Điều 1.2) có chữ ký và con dấu chính thức của Cơ quan có thẩm quyền cấp | Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên | Điều 15 Thỏa thuận giữa hai VPKTVH về Tương trợ tư pháp (TTTP) trong lĩnh vực dân sự | Chỉ miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) giấy tờ dùng cho mục đích Tương trợ tư pháp (TTTP) theo Thỏa thuận |
| 11 | Vương quốc Đan Mạch | Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi | Cơ quan có thẩm quyền của hai Bên | Điều 4 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi năm 2003 | Được miễn Hợp pháp hóa (HPH) |
| 12 | Vương quốc Hà Lan | Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đã được chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam | Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam | CH số HANOI/2015-236 ngày 10/12/2015 (ĐSQ Hà Lan tại Hà Nội) | Được miễn Hợp pháp hóa (HPH) (áp dụng đối với giấy tờ của Việt Nam) |
| 13 | Cộng hòa Hung-ga-ri | 13.1. Các giấy tờ công do cơ quan của một Bên ký kết ban hành hoặc giấy tờ tư có công chứng/chứng thực như chứng nhận đăng ký, chữ ký hoặc nhận dạng | Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên | Điều 6 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) về dân sự năm 2018 | Chỉ miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) giấy tờ được chuyển giao qua các kênh liên lạc theo theo quy định của Hiệp định |
| 13.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 33 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1979 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 14 | Cộng hòa I-rắc | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 40 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1990 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 15 | Cộng hòa I-ta-li-a | Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi | Cơ quan có thẩm quyền của hai nước | Điều 4 HĐ hợp tác về nuôi con nuôi năm 2003 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 16 | CHDCND Lào | 16.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 12 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) năm 1988 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 16.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 36 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1985 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 15.3. Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Lào tại khu vực biên giới | Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 | Được miễn Hợp pháp hóa (HPH) | ||
| 17 | Mông Cổ | 17.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 8 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) năm 2000 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 17.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 31 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1979 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 18 | Liên bang Nga | 18.1. Các loại giấy tờ do cơ quan tư pháp lập hoặc chứng thực (gồm cả bản dịch, trích lục đã được chứng thực) | Cơ quan Tư pháp của hai Bên (**) | Điều 15 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) và PL về các vấn đề dân sự và hình sự năm 1998 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 18.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 29 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1978 (ký với Liên Xô) | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 19 | Nhật Bản | Các loại giấy tờ hộ tịch | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Áp dụng nguyên tắc có đi có lại | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 20 | Ni-ca-ra-goa | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 34 Hiệp định lãnh sự với Ni-ca-ra-goa năm 1983 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 21 | Ô-xtơ-rây-li-a | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 8 Hiệp định lãnh sự với Ô-xtơ-rây-li-a năm 2003 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 22 | Cộng hòa Pháp | 22.1. Bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự, các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | – Điều 26 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) về các vấn đề dân sự năm 1999 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| – Công hàm trao đổi giữa CLS và ĐSQ Pháp tại HN năm 2011 | |||||
| 22.2. Giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi | Cơ quan có thẩm quyền lập và chuyển qua các Cơ quan trung ương (CQTƯ) | Điều 17 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 22.3. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 35.3 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) ngày 21/12/1981 | Được miễn Hợp pháp hóa (HPH) (phải được Chứng nhận lãnh sự (CNLS) nếu phía Bên kia yêu cầu) | ||
| 23 | Ru-ma-ni | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 22 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1995 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 24 | Cộng hòa Séc | 24.1. Các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 13 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) năm 1982 (ký với Tiệp Khắc) | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 24.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 40 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1980 (ký với Tiệp Khắc) | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 25 | Vương quốc Tây Ban Nha | Các giấy tờ, tài liệu về hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 21 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) về hình sự năm 2015 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) khi chuyển giao thông qua các Cơ quan trung ương |
| 26 | Liên bang Thụy Sỹ | Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi | Cơ quan có thẩm quyền của hai Bên | Điều 4 HĐ hợp tác về nuôi con nuôi năm 2005 | Được miễn Hợp pháp hóa (HPH) |
| 27 | Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa (**) | 27.1. Các loại giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình và lao động) và hình sự | Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên lập hoặc xác nhận, ký và đóng dấu chính thức | Điều 29 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) năm 1998 | Miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) giấy tờ dùng cho mục đích Tương trợ tư pháp (TTTP) theo Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) năm 1998 |
| 27.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 45 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1998 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 27.3. Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Trung Quốc tại khu vực biên giới | Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 | Được miễn Hợp pháp hóa (HPH) | ||
| 28 | U-crai-na | 28.1. Các giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình, lao động) và hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 12 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) năm 2000 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 28.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 42 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1994 | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 29 | Cộng hòa Xlô-va-ki-a | 29.1. Các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 13 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) năm 1982 (ký với Tiệp Khắc) | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) |
| 29.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện (CQĐD) của nước này tại nước kia | Điều 40 Hiệp định lãnh sự (HĐLS) năm 1980 (ký với Tiệp Khắc) | Được miễn Hợp pháp hóa / Chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) | ||
| 30 | Cộng hòa In-đô-nê-xi-a | Các tài liệu, hồ sơ dùng trong mục đích Tương trợ tư pháp (TTTP) về hình sự, trừ trường hợp đặc biệt khi Bên được yêu cầu đề nghị rằng các hồ sơ hoặc tài liệu phải được chứng thực | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên | Điều 19 Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) về hình sự ký ngày 07/6/2013, có hiệu lực từ ngày 22/1/2016 | Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, hồ sơ được chuyển giao theo Hiệp định |
Một số lưu ý
- Theo quy định tại Điều 9.4 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải Hợp pháp hóa (HPH), Chứng nhận lãnh sự (CNLS) phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài thì cũng được miễn Hợp pháp hóa (HPH), Chứng nhận lãnh sự (CNLS).
- Việc thực hiện theo các Hiệp định nêu trên không ảnh hướng đến việc Hợp pháp hóa (HPH), Chứng nhận lãnh sự (CNLS) giấy tờ theo yêu cầu của công dân tại các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam nhằm tạo thuận lợi cho công dân theo quy định tại Điều 10.2 Thông tư 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao Hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- (*) Liên bang Nga: Cơ quan Tư pháp là các Tòa án, Viện kiểm sát và các cơ quan khác có thẩm quyền về các vấn đề dân sự và hình sự (Văn phòng công chứng, Công ty luật) theo pháp luật của nước nơi cơ quan này có trụ sở.
- (**) Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa: Đối với giấy tờ như bằng cấp, chứng chỉ, lý lịch tư pháp (xác nhận không tiền án, tiền sự) và các giấy tờ liên quan khác do cơ quan công chứng của Trung Quốc hoặc cơ quan có thẩm quyền khác (bao gồm Hồng Kông, Ma Cao) chứng nhận, sau đó được Vụ Lãnh sự Bộ Ngoại giao Trung Quốc (hoặc cơ quan ngoại vụ địa phương Trung Quốc được ủy quyền) chứng thực thì phải Hợp pháp hóa (HPH) tại Cơ quan đại diện (CQĐD) Việt Nam tại Trung Quốc (Căn cứ theo nội dung công hàm trao đổi giữa Cục Lãnh sự và ĐSQ Trung Quốc tại Việt Nam).
