ISO 17100:2015 là bộ tiêu chuẩn quốc tế chính thức đầu tiên về dịch thuật, được xây dựng trên cơ sở tiêu chuẩn EN 15038 của Anh. ISO 17100:2015 đề cập đến các khía cạnh cơ bản của quản lý dự án dịch thuật, trong đó có cả các bước khuyến nghị tiêu chuẩn cho giai đoạn chuẩn bị dự án. Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày các khuyến nghị của ISO và kinh nghiệm thực tiễn đang được áp dụng tại AM Việt Nam.
"Hãy cho tôi 6 giờ để đốn hạ một cái cây. Tôi sẽ dùng 4 giờ đầu tiên để mài rìu."
Bước 1: Tập hợp nguồn lực
Giống như việc chuẩn bị tất cả các nguyên liệu để nấu ăn, bước này yêu cầu tập hợp tất cả các nguồn lực có sẵn và có thể hữu ích trong quá trình dịch, bao gồm:
- Bộ nhớ dịch (TM)
Sử dụng bộ nhớ dịch có sẵn từ các dự án trước có liên quan hoặc tạo mới để dễ dàng tra cứu lại sau này. Sử dụng TM cũng giúp tra cứu chéo giữa những người cùng tham gia.
- Bảng thuật ngữ
Thuật ngữ là tinh túy của bản dịch. Một bản dịch chất lượng không thể thiếu thuật ngữ chính xác. Việc quản lý thuật ngữ bằng một bảng thuật ngữ chung sẽ giúp các thuật ngữ được dịch thống nhất, tận dụng được trí tuệ tập thể và dễ dàng cập nhật mới.
- Hướng dẫn dịch, chỉ dẫn văn phong
Hướng dẫn dịch thường đi kèm trong phần yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, người dịch cũng có thể tham khảo hướng dẫn của các cơ quan nhà nước hay tổ chức quốc tế. Trong trường hợp không có hướng dẫn cụ thể, các quy chuẩn, quy ước chung trong lĩnh vực liên quan sẽ được áp dụng.
- Tài liệu tham khảo
Tài liệu tham khảo cần đảm bảo tính tin cậy cao. Hai loại tài liệu tin cậy nhất là (i) tài liệu do chính khách hàng phê duyệt, cung cấp và (ii) các văn bản pháp lý do Chính phủ ban hành.
Bước 2: Chuẩn bị nội dung
Có hai công việc cần thực hiện khi chuẩn bị nội dung:
2.1 Xác định tất cả các nội dung cần dịch
Việc xác định đầy đủ phạm vi nội dung cần dịch giúp bạn đưa ra báo giá chính xác và quan trọng hơn hết là tránh dịch thiếu so với yêu cầu của khách hàng hoặc dịch cả phần không cần dịch.
Tùy vào định dạng file, bạn sẽ cần lưu ý tới các phần khác nhau.
Đối với file word:
- Nội dung trong hình (không sao chép được)
- Nội dung trong phần bôi vàng (highlight)
- Nội dung trong tệp đính kèm
Đối với file powerpoint:
- Nội dung trong slide ẩn
2.2 Đưa nội dung về định dạng có thể chỉnh sửa
Trong trường hợp tài liệu là file pdf hoặc ở dạng ảnh, bạn sẽ cần sử dụng các công cụ chuyển đổi (có tính năng OCR) để đưa nội dung về dạng có thể chỉnh sửa (editable).
Đây là điều kiện tiên quyết để bạn có thể phân tích chính xác khối lượng và sử dụng các công cụ dịch như Trados và công cụ kiểm soát chất lượng như Xbench.
Tìm hiểu thêm: Các công cụ thiết yếu đối với biên dịch viên
Bước 3: Phân tích dự án
Phân tích dự án giúp người quản lý có được cái nhìn chi tiết và chính xác về dự án. Bao gồm hai công việc chính:
- Xác định tổng khối lượng
Bao gồm tổng số trang, tổng số từ, tổng số từ mới, tổng số từ trùng lặp
- Phân tích nội dung của ngôn ngữ nguồn, hay phân tích tính kỹ thuật của tài liệu
Một tài liệu có nhiều thuật ngữ chuyên môn, hay sử dụng nhiều từ viết tắt mà chỉ có dân chuyên ngành mới am hiểu sẽ đặt ra yêu cầu cao hơn đối với người dịch cũng như công sức thực hiện. Yếu tố kỹ thuật cũng ảnh hưởng đến chi phí của dự án và việc lựa chọn nhân lực tham gia.
Ngoài 3 yếu tố nêu trên, AM Việt Nam còn áp dụng hai yếu tố không thể thiếu sau trong quá trình chuẩn bị dự án dịch thuật.
Bước 4: Lựa chọn nhân lực tham gia
Để nâng cao hiệu quả công việc, nguyên tắc “đúng người, đúng việc” cần được áp dụng. Dịch thuật là một ngành rộng và bao trùm mọi lĩnh vực, vì vậy, không phải biên dịch viên nào cũng dịch được tốt tất cả các loại tài liệu.
Bạn cần chuẩn bị một phương án lực tốt nhất, gồm những người có kinh nghiệm, chuyên môn liên quan đến loại tài liệu cần dịch. Tất nhiên, sẽ không cần phải hoàn hảo đến mức để một luật sư dịch tài liệu pháp lý hay để một bác sĩ dịch tài liệu y khoa!
Bước 5: Xác định chiến lược thực hiện
Mỗi dự án bao gồm loại tài liệu khác nhau và có yêu cầu khác nhau, do đó cần có cách tiếp cận khác nhau. Cùng một công việc nhưng cách làm khác nhau sẽ đem lại những hiệu quả khác nhau.
Có dự án có thể chia cho 10 người dịch cùng lúc, nhưng cũng có dự án chỉ nên để 2-3 người dịch để đảm bảo chất lượng. Có dự án cần dịch trước rồi format sau, nhưng cũng có dự án cần làm ngược lại. Đây là những bài toán về chiến lược mà người quản lý cần đưa ra lời giải phù hợp nhất trong khâu chuẩn bị dự án.
Việc xây dựng chiến lược thực hiện rõ ràng sẽ giúp bạn tận dụng được tốt nhất các nguồn lực và đạt được mục tiêu dự án một cách hiệu quả nhất.
Một số kinh nghiệm chuẩn bị dự án hiệu quả
#1. Đánh số thứ tự cho dự án có nhiều file
Trong tiếng Anh, từ 2 trở lên có nghĩa là nhiều. Điều này cũng có thể áp dụng trong quản lý dự án dịch. Bạn không nhất thiết phải đợi một dự án có 100 file mới đánh số thứ tự. Đánh số thứ tự là một bước đơn giản nhưng hiệu quả.
Thứ nhất, số thứ tự sẽ tạo thuận lợi trong quá trình trao đổi thông tin. Ví dụ, bạn chỉ cần nói File 1 đang được dịch, File 2 đang được hiệu đính. Thay vì: file “ten-file-qua-dai” đang được dịch, file “ten-file-kho-nho” đang được hiệu đính.
Thứ hai, số thứ tự giúp bạn tránh được rủi ro bị nhầm lẫn giữa các file. Bạn sẽ thấy số thứ tự phát huy rõ vai trò với những file có tên dài, dễ nhầm lẫn, hoặc thậm chí sử dụng ngoại ngữ như tiếng Trung, tiếng Nhật…Bước
Mẹo: Sử dụng phần mềm Bulk Rename Utility để đánh số thứ tự dễ dàng cho nhiều file.
#2. Lọc nội dung trùng lặp
Đối với những tài liệu có nhiều nội dung trùng lặp, hoặc có nhiều phần đã được dịch trước đó, bước lọc trùng lặp sẽ giúp tiết kiệm đáng kể công sức và thời gian thực hiện. Các lợi ích dễ thấy:
- Tránh nhiều người cùng dịch nội dung giống nhau
- Tận dụng giá trị tích lũy của TM
- Loại bỏ công việc dư thừa
- Rút ngắn thời gian thực hiện
Lưu ý: Bạn có thể áp dụng lọc sâu, tức lọc cả những nội dung có độ trùng lặp dưới 100%, tuy nhiên, bạn cần chắc chắn khả năng hoàn thiện câu và tránh rủi ro hiệu đính sót.
#3. Ước tính thêm thời gian cho bước hoàn thiện file có nhiều trang
File nhiều trang ở đây được hiểu là những file từ 50 trang trở lên. Vì sao lại là 50? 50 là con số trung bình để khiến 1 file mất thời gian xử lý lâu hơn đáng kể so với bình thường.
Nếu là một người giỏi toán, tôi có thể chỉ ra cho bạn một hệ số phản ánh mức tăng của thời gian xử lý theo số trang! Tuy nhiên, ở đây tôi chỉ muốn bạn hiểu là thời gian cần thiết để hoàn thiện những file nhiều trang sẽ bị đội lên rất nhiều so với thông thường.
Lý do rất đơn giản, chỉ riêng việc cuộn lên cuộn xuống để xem nội dung của một file nhiều trang cũng đã mất thời gian. Chưa kể, file nhiều trang có thể gây lag (làm chậm) máy trong quá trình xử lý. Hãy tưởng tượng, mỗi thao tác nhấp chuột cần thêm 10-15s để phản hồi!
Vì vậy, điều quan trọng là bạn cần phải dự trù thêm thời gian cho bước hoàn thiện file đối với những file này.
Ví dụ, một file bình thường ~10 trang sau khi dịch+hiệu đính xong sẽ chỉ cần ~10 phút để hoàn thiện thì một file ~100 trang sẽ cần tới 4 tiếng, tức là gấp đôi so với bình thường.
Nếu không tính tới thời gian bị đội thêm này, bạn sẽ dễ bị chủ quan trong khâu phân phối nguồn lực và ước tính tiến độ. Nguy cơ trễ deadline sẽ rất cao!
#4 Tránh dịch file với format xấu
File có format xấu thường là những file được chuyển đổi ngược lại từ định dạng pdf hoặc ảnh sang định dạng word. Trong những file này, các câu thường bị ngắt thành nhiều dòng và các bảng thường bị mất cấu trúc chuẩn.
Đôi khi, vì tính gấp gáp mà người dịch có xu hướng dùng luôn những file này để dịch. Tuy tiết kiệm được thời gian lúc đầu nhưng bạn sẽ tốn thêm thời gian trong cả lúc dịch và lúc hoàn thiện file.
Do đó, dù không có ngay tài liệu chuẩn chỉnh để dịch, bạn cần thực hiện format sơ bộ để đảm bảo tối thiểu không bị sót nội dung cần dịch và các câu không bị ngắt giữa chừng.
Như vậy, trên đây tôi đã chia sẻ về các yếu tố cần chuẩn bị cho một dự án dịch thuật. Hy vọng bài viết này giúp bạn có thêm kiến thức để có thể chuẩn bị dự án dịch thuật một cách tốt nhất.
Đọc thêm các bài viết liên quan: